Pruebas de conocimiento y psicológicas que los aspirantes presentan desde su celular o computador.
Centros de costo
Cada empleado pertenece a un centro de costo y presta servicio a un cliente. La lista de clientes es la misma de Comercial → Clientes y contratos.
Documentos de la empresa
Plantillas de contrato, reglamento interno y políticas. Cada cambio queda como una versión nueva y puedes volver a una anterior.
Autorización para el tratamiento de datos personales
Es el texto que cada aspirante lee y acepta en su portal antes de entregar información (Ley 1581 de 2012). Puedes usar {{EMPRESA}}, {{NIT}} y {{CORREO}}; se reemplazan solos. Cada cambio crea una versión nueva y se guarda qué versión aceptó cada persona. Recomendación: que tu abogado revise el texto.
Versión
Título
Fecha
Por
Aceptaciones
Cómo editar una plantilla de contrato
Descarga la versión vigente y ábrela en Word.
Cambia las cláusulas que necesites, sin tocar lo que está entre {{ }}.
Si quieres que un dato se llene solo, escribe su variable, por ejemplo {{TRABAJADOR_NOMBRE}}. Haz clic en una variable de abajo para copiarla.
Sube el archivo como nueva versión y escribe qué cambió. La anterior queda en el historial.
Si un dato no está en la ficha del empleado, el contrato sale con una línea en blanco para completarla a mano y el sistema te avisa cuáles faltan.
Matriz de capacitación
Los cursos de cada empleado activo con su semáforo de vencimiento.
VigenteVence en 30 díasVencidoPor validarNo lo tiene
Planificador
Vacaciones acumuladas y próximos cumpleaños del equipo.
Retiros
Cartas, examen de egreso, paz y salvo, liquidación, firma, pago y cierre. Se inician desde la ficha del empleado, pestaña Retiro.
Empleado
Motivo
Último día
Avance
Liquidación
Pago
Estado
Puestos
Cada puesto tiene su cliente, su programación de turnos y el neto que recibe el vigilante. El sistema calcula mes a mes las horas extra y los recargos para llegar a ese neto, y las personas que requiere cada servicio.
Puesto
Cliente
Programación
Vigilantes
Neto a retirar
Personal
Programación
Cuadro de turnos del mes por puesto. La rotación de cada vigilante continúa mes a mes; los relevantes completan varios puestos y los disponibles cubren lo que se les asigna.
Cargando…
D díaN nocheF fijoX descanso+D turno adicional+N servicio temporalI novedad (letra del tipo)A por aprobarD·ALF en otro puestoClic en una casilla para registrar o ver la novedad
Puesto
Zona y responsables
Programación
Personal
Turnos
Sin cubrir
Adicionales
D díaN nocheF horario fijo+ turno adicionalA ausencia · V vacaciones · I incapacidad · P permiso · L licenciaCP compensatorio · LT luto · DF día de la familia · RT retiroD-XX turno en otro puesto (código)Clic en el nombre: PDF de su programación
Fijo: su puesto y su rotación · Relevante: su rotación en 2 o 3 puestos · Disponible: sin programación fija
Vigilante
Tipo
Puestos
Posición
Ciclo desde
Novedades de turnos
Ausencias, incapacidades, vacaciones, permisos y turnos adicionales. Cada ausencia dice quién cubrió el turno para que se pague.
Fecha
Vigilante
Novedad
Puesto
Quién cubrió
Registró
Estado
Incapacidades por radicar y ausencias por citar a descargos. Al abrir el proceso disciplinario desde aquí queda enlazado a la novedad.
Fecha
Vigilante
Novedad
Puesto
Estado
Nota
Vigilante
Puesto
Turnos
Horas
Turnos adicionales
Valor adicionales
Ausencias (días)
Días no remunerados
Sin aprobar
Diferencias de horas
Solo para el administrador: lo que cada vigilante habría devengado con todas sus horas extra y recargos reales frente a lo que se le paga con el neto acordado.
Liquidar nómina
Quincenas y mes. Los vigilantes se liquidan con su programación y novedades; los administrativos con su salario. Incluye aportes de la empresa y provisiones.
Periodo
Fechas
Personas
Devengado
Neto a pagar
Aportes empresa
Estado
Empleado
Pago
Días
Devengado
Deducciones
Neto
Empleado
Tipo
Entidad / referencia
Cuota por pago
Total
Pagado
Saldo
Estado
Topes aplicados al liquidar: embargo ordinario hasta la quinta parte de lo que exceda el salario mínimo (art. 155 CST); embargo de alimentos hasta el 50 %; préstamos y libranzas sin dejar al trabajador con menos de la mitad de su neto.
Procesos disciplinarios
Debido proceso (art. 115 CST, Ley 2466 de 2025): cargos y pruebas, citación, descargos, decisión motivada, sanción y recurso. Se abren desde la ficha del empleado o aquí.
Proceso
Trabajador
Hechos
Estado
Próximo paso
CRM comercial
Oportunidades, llamadas y visitas, cotizaciones y cierre. Al ganar se crean el cliente, el contrato y sus puestos.
Ganadas y perdidas (últimos 60 días)
Bases de datos de posibles clientes para llamar. Cada comercial ve su lista, registra el resultado de cada llamada y, si el cliente se interesa, se crea la oportunidad en el embudo.
Bases de datos cargadasResultados por canal (últimos 12 meses)
Fechas clave: cuándo empiezan a recibir ofertas los clientes en espera, cuándo volver a presentarse a las oportunidades perdidas, vencimientos de sus contratos con otros proveedores y próximas acciones. Al responsable le llega un correo cuando entra el plazo de aviso.
Metas del mes
Campañas
Campaña
Segmento
Vigencia
Oportunidades
Ganadas
Valor mensual ganado
Tarifa de decreto vigente
Se ajustan en Panel de control → Comercial; cada año solo cambia el salario mínimo.
Plantilla de costeo
Valores con los que empieza cada cotización por costeo. En cada cotización se pueden cambiar sin tocar la plantilla.
Firma electrónica
Todos los documentos enviados a firmar: contratos, otrosíes, manuales, reglamento, retiros y procesos disciplinarios. Se envían desde la ficha de cada empleado o desde su proceso.
Empleado
Documentos
Enviado
Estado
Informes y métricas
Indicadores de Talento Humano, operación y nómina mes a mes. Pase el cursor sobre las gráficas para ver cada valor.
Roles y permisos
Qué puede hacer cada rol, quién entra a la plataforma y el registro de cambios. Los cambios aplican cuando el usuario vuelve a iniciar sesión.
Usuario
Rol
Qué puestos ve
Estado
Último ingreso
Fecha
Quién
Cambio
Clientes y contratos
Contratos firmados, servicios con su vigencia y tarifa, condiciones de pago de los vigilantes y vacantes por puesto.
Cliente
Contratos
Puestos
Vigilantes
Facturación mensual
Próximo vencimiento
Certificaciones laborales
Certificados en PDF con firma y un código que cualquier tercero puede validar en línea.
Fecha
Empleado
Dirigida a
Salario
Origen
Código
Validaciones
Sin firma cargada
Nombre, cargo y contacto de quien firma se configuran en Panel de control → Datos de la empresa.
Centro de alertas
Nivel
Tipo
Empleado
Detalle
Fecha
Sin alertas. Todo al día ✅
Parámetros laborales y de alertas
Parámetro
Descripción
Valor
Solicitudes del portal
Actualizaciones de datos por revisar
Empleado
Enviada
Cambios
Cursos entregados por validar
Empleado
Curso
Código
Escuela (NIT)
Aprobado
Vence
Certificado
Documentos subidos desde el portal
Empleado
Documento
Número
Vence
Subido
Archivo
Esperando respuesta del empleado
Empleado
Solicitada
Por
⚙ Panel de control
Valores y reglas del sistema. Cada cambio queda registrado en el historial con el usuario y la fecha.
Entidades de seguridad social
EPS, fondos de pensiones y cesantías, cajas de compensación y ARL con su código de administradora (el de la planilla PILA). En la ficha del empleado se escogen por nombre y queda guardado el código. ✓ = código tomado de la planilla de la empresa; los demás, confírmelos con su operador de PILA.
Nombre
Código
NIT
Otras formas de escribirla
Identidad de la empresa
Se muestra al ingresar, en la barra superior, al cambiar de módulo, en el portal del empleado y como ícono de la pestaña.
Datos de la empresa para los documentos
Valores legales vigentes
Alertas: cuáles se activan y con cuánta anticipación
Biometría
Portal del empleado
Operación: programación
Comercial: tarifas y cotizaciones
Nómina: valores de cálculo
Nómina: conceptos
Horas extra: se paga la hora completa × factor. Recargos: se paga solo el recargo × factor. No salariales: valor fijo, no es base de prestaciones.
Código
Concepto
Tipo
Factor
Activo
Nómina: esquemas por puesto
Cada esquema reúne las horas extra, recargos y pagos no salariales típicos de un puesto (ej. "Puesto 24 h 2x2"). Se asigna a cada empleado en su pestaña Compensación.
Esquema
Conceptos
Empleados
Perfiles de cargo
Cada cargo define qué se le exige al empleado, su tipo de contrato, si porta arma o usa vehículo, si tiene control de horario y su manual de funciones.
Cargo
Empleados
Contrato
Características
Manual
Correo de Talento Humano
Requisitos del expediente
Obligatorio: cuenta para el % del expediente y genera alerta si falta. Opcional: se muestra en el expediente pero no genera alerta. No aplica: se oculta.
Requisito
Tipo
Nivel
Por defecto aplica a
Historial de cambios
Fecha
Qué cambió
Antes
Ahora
Usuario
Nómina
Período
Inicio
Fin
Registros
Estado
No hay períodos de nómina.
Período
Empleado
Cargo
Básico
Devengado
Descuentos
Neto a pagar
Sin recibos. Usa "Generar recibos".
Nuevo empleado
💳 Cuenta para el pago de nómina
Estos accesos definen a qué apps del ecosistema puede entrar el empleado.
Tipo
Salario
Inicio
Fin
Prueba hasta
Estado
Periodo de prueba: máximo 2 meses; en término fijo menor a un año, no más de la quinta parte del término. Preaviso de no prórroga: 30 días antes del vencimiento.
🔒 Solo visible para usuarios con permiso de nómina. El empleado únicamente ve su salario neto en el portal.
Se paga proporcional a los días del periodo y aparece en el cálculo del neto y en la liquidación como «Bono guarda líder».
Generar documentos (Word con membrete)
Formatos estándar: revísalos con tu asesor jurídico. Si me envías tus formatos actuales, los reemplazo.
Entidad
Consulta
Resultado
Observación
Soporte
Tipo
Fecha
IPS
Concepto
Próximo
Soporte
En ingreso y periódico, el próximo examen se programa solo según la periodicidad configurada.
Tipo
Entidad
Fecha
Soporte
Fecha
Tipo
Periodo
Prendas
Recibido
3 entregas al año (30 abr, 31 ago, 20 dic) para quienes ganan hasta 2 SMMLV y llevan más de 3 meses.
Registro fotográfico (JPG): frente y dos perfiles
Huellas dactilares
✋ Mano izquierda
🤚 Mano derecha
Anotaciones del registro disciplinario (se llenan solas al cerrar cada proceso; también se pueden agregar a mano):
Tipo
Fecha
Hechos
Decisión
Registró
Soporte
Nivel
Título
Institución
Soporte
📎 Soporte: foto del diploma o acta (con la cámara del celular) o PDF. Las fotos se guardan como PDF.
Empresa
Cargo
Periodo
Motivo de retiro
Soporte
📎 Soporte: certificado laboral (foto o PDF).
Certificado: foto (cámara del celular) o PDF
Curso
Código
Escuela
Aprobado
Vence
Estado
Certificado
Tipo
Archivo
Estado
Los archivos se guardan en tu almacenamiento MinIO (self-hosted). Máx 10 MB.
Tipo
Nombre
Teléfono
Soporte
📎 Soporte: carta de referencia o constancia de verificación (foto o PDF).
Fecha
Título
Detalle
Autor
Cálculo estándar Colombia: 1.25 días por mes trabajado (15 días hábiles/año). Valida la regla con tu área de nómina.
Puesto
El pago del puesto (neto, bonificación y otros pagos) lo define Comercial al crear el servicio del contrato, y Talento Humano lo aplica al contratar a cada vigilante. Aquí solo se consulta.
Programación de los vigilantes
Horas del mes de cada vigilante:
Otros pagos fijos del puesto
Trasladar de puesto
Crear puestos desde la base de empleados
Importar la programación del mes
Importar relación de puestos y clientes
Registrar novedad
Si la sube después, desde mañana CUSTODIX OS le recordará a usted (quien la reporta) que la suba.
Cubrir turno
Servicio temporal
Un servicio adicional que pide el cliente por unos días (un evento, una obra, una temporada). Se crean los turnos en el puesto para asignarles personal y queda el valor a cobrar.
Agencias
Escoja las agencias (ciudades) cuyos puestos ve en programación, novedades, mapa, rondas y supervisión. El director de operaciones y la central de monitoreo ven todas por su rol. Sin agencias marcadas, ve la agencia de su ficha de empleado o los puestos que tenga asignados en el directorio de cada puesto.
Entidad
Dar acceso a la plataforma
Entra con su cédula como usuario y como clave inicial; el sistema le pide cambiarla la primera vez.
Cambios por revisar
Los puestos sin cambios continúan la rotación del mes anterior y quedan publicados solos. Aquí están los que cambiaron.
Rotación
Vigilante
¿Cómo arranca el día 1?
Primeros días
Cobertura del ciclo
Directorio del puesto
Responsables (ven y reportan las novedades de este puesto)
Cubrir turno
Nuevo descuento
Proceso disciplinario
Abrir proceso disciplinario
Oportunidad
Cuándo presentar la oferta
Si el cliente dice que no recibe ofertas hasta cierta fecha, o tiene contrato con otro proveedor, CUSTODIX OS le avisa con tiempo al responsable.
Actividad
Cotización
Servicio
Descripción
Medio
Horas
Desde
Días
Rotación
Cant.
Valor mensual
Total
Margen
Costos y margen
Ganar y crear el contrato
Se crean (o se actualizan) el cliente y su contrato, y un puesto por cada servicio de la cotización, con la vigencia del contrato.
Pago de los vigilantes de este cliente
Cliente
Contrato
Servicio del contrato
Campaña
Enviar documentos a firma electrónica
El empleado recibe un enlace, lee los documentos en el celular, dibuja su firma y la confirma con un código de un solo uso. El PDF firmado queda en su expediente.
Listo para firmar
Nuevo candidato
Ver texto completo leído
Registrar ausencia
Si la sube después, desde mañana CUSTODIX OS le recordará a usted (quien la reporta) que la suba.
Nuevo período de nómina
Esquema de compensación
Conceptos del puesto (al mes)
Concepto
Horas al mes / valor
Documento
Nueva versión
Cliente
Cada puesto del cliente usa estos valores salvo que tenga los suyos. Las horas extra y los recargos se calculan mes a mes para llegar al neto.
Importar empleados desde Excel
1. Archivo2. Columnas3. Revisión4. Listo
📄
Arrastra aquí tu Excel o haz clic para elegirlo
Formato .xlsx o .csv. Puedes usar tu propia base: el sistema reconoce las columnas.
¿Vas a armar la base desde cero? Descarga el formato de Excel: mismas columnas de tu base, una hoja por ciudad, listas desplegables e instrucciones.
1. Hojas del libro
Hoja
Filas
Estado
Centro de costo de sus empleados
2. Columnas (una sola vez para todas las hojas)
Columna en tu Excel
Ejemplos
Aparece en
Campo en CUSTODIX OS
Cargos nuevos: ¿se crean o son iguales a uno que ya existe?
Ejemplo: "Supervisor" y "Supervisor de puesto" son cargos distintos; "Coordinador" puede ser el mismo "Coordinador operativo". Cambia lo que haga falta y pulsa Revisar de nuevo.
Cargo en el Excel
Empleados
Qué hacer
Hoja · fila
Cédula
Nombre
Qué pasará
Observaciones
Las fotos (por ejemplo, frente y respaldo de la cédula) se unen solas en un PDF. Al contratar, estos documentos cumplen los requisitos del expediente del empleado.
Prueba
Estado
Resultado
Presentada
Autorización de datos
Acceso al portal del aspirante
Prueba
Si no marca ningún cargo, nadie tiene que presentarla: solo la presentan los aspirantes a quienes usted se la asigne desde su ficha. "Activa" apagado = no se asigna a nadie.
Preguntas
¿Cómo quieres crear el empleado?
Lo recomendado es registrar primero al aspirante en Candidatos: allí autoriza sus datos, llena su hoja de vida, sube documentos y presenta pruebas. Al contratarlo, todo pasa a su ficha y solo completas lo contractual.
Perfil de cargo
Si el cargo tiene un rol, quien lo ocupa queda con su usuario al crearlo o importarlo en la base de datos: entra con su cédula y la primera vez cambia la clave.
Requisitos de este cargo
"Por defecto" usa la configuración general de Requisitos del expediente.